A könyveléshez és a bérszámfejtéshez is elengedhetetlen a professzionális könyvelő és egy bérszámfejtő. Persze a legszerencsésebb, ha ugyanaz a szakember mind a két területhez ért, de fontos leszögezni, hogy egy könyvelőtől nem várhatjuk el, hogy elvégezze a bérszámfejtéssel járó munkákat is, hacsak nem kötöttünk erről előzetesen szerződést. Most nézzük meg, hogy mik a legfontosabb feladatai egy könyvelőnek és egy bérszámfejtőnek és hogy mennyibe kerül a szolgáltatásuk.

Mi a különbség a könyvelő és a bérszámfejtő között?

A köztudatban, főképp a vállalkozások vezetőinél elterjedt tévhit, hogy a könyvelő egyszemélyben mindent tud, azonban rendkívül fontos tudni, hogy a könyvelés és a bérszámfejtés két teljesen különálló szakterület. Ezért a vállalkozást érintő könyveléssel, adózással, számlákkal, bizonylatokkal kapcsolatos ügyekben könyvelővel szükséges felvenni a kapcsolatot, viszont a munkavállalókat/foglalkoztatottakat érintő feladatok ellátása a bérszámfejtő szakterülete.

Mit csinál a bérszámfejtő?

Ha alkalmazottaink vannak, szükségünk lesz bérszámfejtésre, bérszámfejtőre.

A bérszámfejtő elkészíti a dolgozóink munkaszerződését, munkaköri leírását a megbeszéltek alapján, alkalmazottainkat ki- és bejelenti a NAV felé. Ha beteg lett vagy éppen szülni megy egy alkalmazottunk, akkor szintén a bérszámfejtőt kérjük meg arra, hogy táppénzzel, szüléssel járó ügyintézést magára vállalja. Így vállalkozóként, cégveztetőként “csak” annyi feladatunk marad, hogy kiosztjuk a munkát.

Ha betegség miatt nem tudunk dolgozni, azokra a napokra elvileg nem járna fizetés. Az állam azonban még ilyenkor is elszámol egy meghatározott összeget, hogy a dolgozó ne járjon annyira rosszul pont, amikor beteg. Ezt hívják társadalombiztosításnak, röviden TB-nek.

Természetesen a TB nem ingyen jár, havi szinten levonják a munkavállaló adójából azt az összeget, ami betegség esetén orvosi ellátást, illetve a keresőképtelensége alatti időt fedezi.

A munkavégzésből kiesett dolgozók bejelentése szintén a bérszámfejtő feladata. Továbbá a nyugdíjjárulék, az egészségbiztosítási járulék, az szja, és még egy sor adó, amik kötelezően levonásra kerülnek a bruttó bérből.

További feladatok, amelyek a bérszámfejtő asztalára tartoznak:

- kalkulálni kell a munkavállaló szabadságát, túlóráit, kiküldetéseit, szakmai távolléteit, egyéb díjazásait;

- a bérszámfejtő forintosítja a gyermekek után járó kedvezményeket, a fizetésemeléseket, a kötelező és adható bérkiegészítéseket.

A bérszámfejtő feladata a gyermekápolási táppénz (GYÁP), a csecsemőgondozási díj (CSED), illetve a gyermekgondozási díj (GYED) ügyintézése is. Vagy ha munkahelyi baleset ér minket, akkor a baleset bejelentése, illetve a baleseti táppénz adminisztrálása is a bérszámfejtés, illetve a bérszámfejtő hatáskörébe tartozik.

Ebből a felsorolásból is láthatjuk, hogy bérszámfejtés komplex jogi jártasságot, naprakészséget igényel. Egy jó bérszámfejtőnek magas a monotóniatűrése és professzionálisan kezeli a stresszes helyzeteket. Ezek ismerete folyamatos jogi jártasságot (az adótörvények gyakorta változnak), naprakészséget, monotónia-, és magas fokú stressztűrést igényelnek.

Mennyit kell fizetnünk a bérszámfejtőnek?

Ha bérszámfejtésre is szüksége van a cégünknek, akkor nem árt tisztában lenni azzal, hogy ennek a munkának külön díjazása van (4000 HUF / alkalmazott főtől indul). Amikor a bérszámfejtő elküldi nekünk az adott alkalmazottal kapcsolatos bérszámfejtést, akkor egy táblázatot fogunk látni, benne pontosan kimutatva, hogy mennyi volt az illető munkatársunknak a ledolgozott napok száma, a fizetett ünnepeké, mennyi volt az összevont adóalapba számító jövedelmek összege, mennyi volt a levont adók, járulékok összege, a munkáltató által kifizett adók, járulékok összege.

Mit csinál a könyvelő?

A könyvelő feladata, hogy rögzítse a számlákat, bizonylatokat a törvény által előírt formában. A könyvelő jó esetben nem csak a papírmunkát (vagyis a digitális számlarendszerezést) tartja kézben, hanem hasznos tanácsokkal lát el, hogy töltsük ki a számlákat! Érdemes olyan céget választani, amelyik elektronikus formában rendszerezi a számlákat, így búcsút inthetünk a felesleges papírhalmoknak.

A könyvelő ellenőrzi a számlákat, hogy megfelelnek-e a hatályos pénzügyi és számviteli törvényeknek. Elkészíti és beküldi a szükséges bevallásokat, elkészíti az éves beszámolókat (ilyenek lehetnek a mérleg- és eredménykimutatások, a kiegészítő mellékletek). Elkészíti azokat a kimutatásokat, amelyeket a vállalkozás vezetőjeként kérünk tőle. Fontos, hogy a könyvelő tájékoztat minket arról, ha a vállalkozást érintő törvényi változás van a könyveléssel, adózással kapcsolatban. Sőt ő az, aki segít nekünk a számviteli politika, a pénzkezelési szabályzat vagy a cafeteria szabályzat elkészítésében. Van olyan könyvelő is, aki segít a kintlevőségek ellenőrzésében, igény esetén felszólító leveleket is kiküld a fizetéssel elmaradt ügyfeleknek.

Viszont nem kérhetjük a könyvelőt arra, hogy segítsen nekünk törvényt sérteni, pénzt “elrejteni” stb. 

És még van néhány munkafolyamat, ami nem a könyvelőhöz tartozik. Ezeket sem követelhetjük a könyvelőn:

- A befogadott számlák valóságtartalmának ellenőrzése

- A befogadott számlákhoz kapcsolódó szerződések, teljesítési igazolások elkészítése

- A banki utalások határidőre történő teljesítése

- A házipénztár kezelése

- A vállalkozás partnereivel való kapcsolattartás, új partnerrel való szerződés megkötése

- Az előző könyvelő által elkövetett esetleges hibák korrigálása. Ha ilyet tapasztal, természetesen fel kell hívnia megbízója figyelmét a hibára, annak várható következményeire, és célszerű javaslatot tenni a hiba korrigálására

- A lezárt üzleti év iratainak tárolása és őrzése. Amennyiben a vállalkozás erre igényt tart, célszerű ezt is szerződésben rögzíteni

Mennyibe kerül egy könyvelő?

A könyvelés ára sok mindentől függ: a cég méretétől, vagy a számlák mennyiségétől. Egy egyszerűbb KATA vállalkozás könyvelése havi 6-8000-forintról indul, attól függően, hogy hány tétellel kell dolgoznia a könyvelőnek. Az alapkönyvelés kb. 60 tételig általában 26-30 000 forint+áfa áron elérhető havonta. Egy BT esetében is sok összetevős a könyvelés díja: nem mindegy, hogy miként vállalkozik a BT, hány számlával kell dolgozni havi szinten. Minden esetben érdemes előzetesen egyeztetni a munka mennyiségéről, hogy korrekt árajánlatot kapjunk. Ne a legolcsóbb könyvelőt válasszuk, hanem azt, akiben tényleg meg tudunk bízni, kérjünk nyugodtan referenciát, mielőtt szerződünk a könyvelővel vagy a bérszámfejtővel!